Para o secretário escolar, é essencial que ele efetue adequadamente os registros dos alunos desde seu ingresso na instituição de ensino, observando os prazos. Todo o controle deve estar sobre seu comando, que manterá todas as informações e registros atualizados.

O profissional tem por responsabilidade organizar, sistematizar, registrar e documentar todos os fenômenos que processam no domínio da unidade escolar, tornando transitável seu funcionamento administrativo e afiançando sua legalidade e a validade de seus atos. Os documentos emitidos adquirem um caráter de testemunho, de prova, que acompanhará o aluno e influenciará sua vida escolar de forma expressiva.
Uma de suas atribuições principais é conhecer o Regimento Escolar e a Proposta Pedagógica, observando a legislação aplicável a cada situação e evitar problemas, corrigir desvios e oferecer soluções, quanto as suas obrigações diárias destacamos: a atualização do arquivo escolar; a participação no planejamento geral da escola; manter articulação com setores técnico-pedagógicos; a preservação da segurança da documentação; o assessoramento à direção da escola.